Meeting from Home ให้ยังไงให้ปัง ชีวิตส่วนตัวไม่พัง

ทุกวันนี้ที่เราทำงานแบบ Hybrid ได้ โต๊ะทำงานที่บ้านก็กลายเป็นมุมโปรดของใครหลายคนไปแล้ว แต่พอพูดถึง Meeting from Home หลายคนอาจรู้สึกว่า มันไม่ง่ายเหมือนการทำงานทั่วไป แม้ว่าการทำงานจากบ้านจะมีข้อดีเยอะ เช่น สมาธิที่มากขึ้น และงานที่มีประสิทธิภาพตามผลวิจัยของมหาวิทยาลัยซิดนีย์ 

แต่พอเป็นเรื่องของการประชุมจากบ้าน มันมักจะเจอปัญหาจุกจิก เช่น อุปกรณ์ไม่พร้อม สัญญาณเน็ตไม่เสถียร หรือสิ่งรบกวนที่ทำให้การประชุมสะดุดได้ง่ายๆ วันนี้มีเทคนิคง่าย ๆ มาฝากที่จะเปลี่ยนจาก Meeting from hell ให้เป็น Meeting from Home 

1. ส่งอีเมลหรือ Invite ล่วงหน้าให้ทุกคนรู้ว่าประชุมเรื่องอะไร ก่อนเริ่มประชุม สิ่งสำคัญคือการส่งอีเมลแจ้งล่วงหน้า โดยเฉพาะถ้าคุณเป็นคนจัดประชุม การส่ง Agenda ล่วงหน้าจะช่วยให้ทุกคนเตรียมตัวล่วงหน้าได้ ใน Agenda ก็ควรจะบอกถึงหัวข้อที่จะคุย รายชื่อคนที่เข้าร่วม รวมถึงเอกสารหรือข้อมูลที่ต้องใช้ในการประชุม วิธีนี้จะช่วยให้ทุกคนรู้ว่าต้องเตรียมอะไรบ้างและพร้อมเข้าประชุมแบบไม่ติดขัด

2. เช็กอุปกรณ์ให้พร้อมก่อนประชุม อุปกรณ์ที่ใช้ในการประชุมต้องพร้อม ไม่ว่าจะเป็นโน้ตบุ๊ก กล้อง มือถือ หูฟัง หรือแม้แต่แบตเตอรี่ อย่าลืมชาร์จให้เต็ม และที่สำคัญคือเช็กอินเทอร์เน็ต ถ้าเน็ตบ้านไม่เสถียร อาจจะต้องเตรียมอินเทอร์เน็ตมือถือไว้เป็นแผนสำรองด้วย จะได้ไม่สะดุดระหว่างประชุม

3. แบ่งหน้าที่ให้ชัดเจน การประชุมออนไลน์อาจทำให้คนหลุดโฟกัสง่ายๆ ดังนั้นเราควรแบ่งหน้าที่ให้ชัดเจน เช่น ให้คนหนึ่งแชร์สไลด์ อีกคนจดบันทึก และอีกคนคอยถามคำถาม วิธีนี้จะช่วยให้ทุกคนมีบทบาทในที่ประชุม ไม่หลุดจากโฟกัสและตั้งใจฟังตลอดการประชุม

4. เปิดโอกาสให้ทุกคนได้พูด และ สร้าง Engagement  การประชุมที่ดีควรให้ทุกคนได้มีส่วนร่วม บางครั้งคนที่มีไอเดียดีๆ อาจไม่กล้าพูดหรือไม่รู้จะพูดตอนไหน ดังนั้นเราควรจัดเวลาช่วงท้ายๆ เพื่อให้ทุกคนได้แชร์ความคิดเห็น หรือถาม-ตอบ จะช่วยให้ทุกคนได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็นและรู้สึกมีส่วนร่วม

5. สรุปการประชุมทุกครั้ง หลังประชุมเสร็จ ควรสรุปสิ่งที่ได้คุยกัน รวมถึงข้อสรุปต่างๆ และงานที่แต่ละคนต้องทำต่อไปอย่างชัดเจน การส่งสรุปการประชุมทางอีเมลจะช่วยให้ทุกคนทบทวนสิ่งที่พูดคุยและเข้าใจตรงกัน ไม่พลาดประเด็นสำคัญ

6. อย่านัดประชุมติดกัน หรือ เกินเวลาพัก หลายครั้งที่เราจัดตารางประชุมแบบ Back to back ต่อกันทันที จนไม่มีเวลาพักหายใจเลย การนัดประชุมแบบนี้ไม่เพียงแต่ทำให้เหนื่อยล้า แต่ยังลดประสิทธิภาพของการประชุมด้วย ควรจัดเวลาพักระหว่างประชุมแต่ละครั้งสัก 5-10 นาที เพื่อให้ทุกคนได้ผ่อนคลาย ทบทวนสิ่งที่ประชุมไป และเตรียมตัวสำหรับการประชุมถัดไปให้พร้อม

สุดท้ายนี้ การประชุมจากบ้านจะได้ผลดีหรือไม่ ขึ้นอยู่กับการเตรียมความพร้อมและการจัดการที่มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการเตรียมอุปกรณ์ การจัดส่งข้อมูลล่วงหน้า การแบ่งหน้าที่ชัดเจน รวมถึงการเปิดโอกาสให้ทุกคนได้มีส่วนร่วม หากเราสามารถจัดการประชุมอย่างรอบคอบและไม่ละเลยรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ เราจะสามารถเปลี่ยนการประชุมที่เคยทำให้เครียดและวุ่นวายให้เป็นการประชุมที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพ ทั้งยังช่วยรักษาความสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัวได้อย่างดีอีกด้วย

ขอบคุณที่มา >> https://blog.jobthai.com/career-tips/6%C2%A0%E0%B8%A7%E0%B8%B4%E0%B8%98%E0%B8%B5%E0%B8%9B%E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B8%8A%E0%B8%B8%E0%B8%A1%E0%B8%97%E0%B8%B2%E0%B8%87%E0%B9%84%E0%B8%81%E0%B8%A5%E0%B9%83%E0%B8%AB%E0%B9%89%E0%B8%A1%E0%B8%B5%E0%B8%9B%E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B8%AA%E0%B8%B4%E0%B8%97%E0%B8%98%E0%B8%B4%E0%B8%A0%E0%B8%B2%E0%B8%9Ehttps://adecco.co.th/en/knowledge-center/detail/career-advice/meeting-from-home

ขอบคุณภาพ >> https://www.freepik.com/