ทำไมต้องทน: 8 ทริคเด็ด เปลี่ยนประชุมน่าเบื่อให้ปังแบบสุด!

เบื่อไหมกับการประชุมที่ยืดเยื้อ น่าเบื่อ แถมไม่ได้อะไรกลับมาเลย? ไม่ต้องทนอีกต่อไป! เรามี 8 ทริคเด็ดมาเสิร์ฟ ที่จะทำให้ทุกคนตื่นเต้นอยากเข้าประชุมแบบที่ไม่เคยเป็นมาก่อน 

ลองตามอ่านกันดู รับรองว่าคุณจะได้ไอเดียดีๆ เพื่อทำให้การประชุมของคุณสนุกและมีประโยชน์มากขึ้น

1. ถ้าไม่ใช่เรื่องไม่สำคัญ ส่งข้อความ อิเมล หรือ โทรแทนก็ได้ เวลาประชุมกัน ควรจะโฟกัสไปที่เรื่องที่สำคัญจริง ๆ ที่ต้องตัดสินใจหรือแก้ปัญหากัน แต่บางครั้งเราก็เรียกประชุมเพื่อแชร์เรื่องที่ไม่ค่อยสำคัญเท่าไหร่ ซึ่งจริง ๆ แล้วเราสามารถส่งเรื่องเหล่านั้นไปทางข้อความแทน เพื่อประหยัดเวลาในการทำงานมากขึ้น

2. มีAgenda มา ไม่มีหลง ถ้าเราตัดสินใจว่าเราต้องประชุม อย่าปล่อยให้ทีมงานมึน ส่ง Agenda ชัดๆ ให้รู้ว่าจะคุยอะไรกันบ้าง เพื่อให้ทุกคนเตรียมตัวและมุ่งเน้นไปที่ประเด็นที่สำคัญ การมี Agenda จะช่วยให้ประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่น่าเสียดายที่มีแค่ 37% เท่านั้นที่ทำแบบนี้

3. ใช้กฏพิซซ่า 2 ถาด เลี้ยงคนให้อิ่ม เจฟฟ์ เบโซส์ CEO ของ Amazon บอกว่า ถ้าต้องการพิซซ่ามากกว่าสองถาด แสดงว่าคนเยอะเกินไป การประชุมไม่ใช่ปาร์ตี้ ดังนั้นเพื่อให้การประชุมเกิดประโยชน์ ควรเชิญเฉพาะคนที่จำเป็นจริง ๆ และมีส่วนสำคัญในเรื่องนั้น ๆ เท่านั้น

4. ชวนคุย อย่าให้ใครนั่งเฉย อย่าปล่อยให้ใครนั่งเงียบเหมือนรูปปั้น ชวนทุกคนพูด แสดงความเห็น เผื่อจะมีไอเดียเด็ดๆ ซ่อนอยู่ บางทีคนที่เงียบที่สุดอาจมีไอเดียเจ๋งที่สุดก็ได้ การทำให้ทุกคนเข้ามามีส่วนร่วมอาจจะยากบ้าง แต่ต้องพยายามกระตุ้นให้ได้

5. ภาษากายเป๊ะ ประชุมปัง ภาษากายที่เปิดกว้างช่วยให้เราแลดูมีส่วนร่วมและทำให้คนอื่นตอบสนองได้ดีขึ้น ดังนั้นเวลาเรานำเสนอหรือเข้าร่วมประชุม ควรระวังเรื่องนี้ให้ดี

6. สั้น กระชับ ฉับไว จากการวิจัยพบว่าผู้ร่วมประชุม 9 ใน 10 คนเหม่อลอยระหว่างการประชุม และ 73% ของคนในที่ประชุมกำลังทำงานอย่างอื่น ทางที่ดีควรทำให้ประชุมสั้น กระชับ เรียบง่าย และตรงประเด็น เพราะคนเรามีสมาธิได้แค่ 10-15 นาทีเท่านั้น

7. จดให้ดี ส่งต่อให้ไว ประชุมแล้วอย่าเพิ่งรีบหนี สรุปประเด็นสำคัญ ใครต้องทำอะไร แล้วส่งให้ทุกคนด้วย ไม่งั้นพรุ่งนี้อาจมีคนแกล้งลืมว่าตกลงอะไรกันไว้ การมีรายงานการประชุมช่วยให้ทุกคนจำสิ่งที่เกิดขึ้นได้ และยังสามารถส่งให้คนอื่นที่เกี่ยวข้องได้ด้วย เป็นวิธีที่ดีในการติดตามการตัดสินใจและความรับผิดชอบต่าง ๆ

8. วางแผนชัด ขจัดความสับสน หลังประชุมต้องมีแผนชัดเจน ใครทำอะไร เสร็จเมื่อไหร่ จะแก้ไขและดำเนินการอย่างไรต่อไป โดยการระบุงาน ตั้งชื่อบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ทำงานให้เสร็จสิ้น กำหนดเวลาให้แล้วเสร็จ และกำหนดผลลัพท์ ที่สำคัญอย่าลืมบอกทุกคนที่เกี่ยวข้องด้วย

สรุปง่าย ๆ คือ ประชุมให้ปังต้องมีแผน ทำให้สั้น กระชับ และได้ผลจริง ๆ อย่าลืมว่าทุกคนในห้องมีส่วนสำคัญ ชวนทุกคนคุย แชร์ไอเดีย แล้วจบด้วยแผนชัด ๆ ว่าใครต้องทำอะไรต่อ จำไว้ว่าประชุมดี ๆ ไม่ได้แค่ทำให้งานเสร็จ แต่ยังช่วยสร้างทีมเวิร์คสุดปังด้วย ลองเอาเทคนิคพวกนี้ไปใช้ดู รับรองว่าประชุมครั้งหน้าจะฟินกว่าเดิมแน่นอน

ขอบคุณที่มา: https://www.scienceofpeople.com/make-meetings-better/?fbclid=IwY2xjawFFE3hleHRuA2FlbQIxMAABHeNlM8kYRYjYRY23Kx6k6DnejZreYG29WklviO6p9Okl5oNPgfGUXwxEQg_aem_fbL3OLJq8OG1wHVJlOcTfA

ขอบคุณภาพ: www.freepik.com