เมื่อความ (อยาก) ตายมาในรูปของการประชุมแย่ๆ จะแก้ยังไงดี

 

รู้ไหม บางทีการประชุมแย่ๆ ก็เหมือนความตายแบบช้าๆ เลยนะ คิดดูสิ ต้องนั่งประชุมชั่วโมงแล้วชั่วโมงเล่า ฟังคนพูดวนไปวนมา ไม่รู้จะจบตรงไหน เสียเวลาเปล่าๆ แถมยังเหนื่อยเปล่าอีก แบบนี้มันเหมือนชีวิตการทำงานค่อยๆ หมดไปทีละนิดเลย

ทั้งที่น่าจะเอาเวลาไปทำอะไรให้มันคุ้มกว่านี้ แต่ก็ใช่ว่าจะไม่มีทางแก้นะ ลองมาดู 6 วิธีแก้ไข จะได้ไม่รู้สึกเหมือนโดนฆ่าให้ตายทีละน้อยในห้องประชุมอีกต่อไป

1.เริ่มต้นด้วยเป้าหมายที่ชัดเจน

เพราะว่าการประชุมแต่ละครั้งมีเป้าหมายไม่เหมือนกัน ดังนั้นคุณต้องถามตัวเองก่อนเริ่มส่งคำเชิญอยู่เสมอ ว่าเราส่งคำเชิญประชุมนี้ไปเพื่ออะไร ต้องการผลลัพธ์อย่างไร รวมถึงแจ้งเป้าหมายนี้ให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบตั้งแต่แรกด้วยเพื่อให้เข้าใจตรงกัน เช่น เขียนระบุใน calendar invitation เพิ่มไปเลยว่าต้องการอะไร

2. จำเป็นประชุมจริงๆ หรือเปล่า

เมื่อตอบคำถามข้อแรกได้แรก ให้ลองคิดและตัดสินใจว่าจำเป็นต้องมีการประชุมหรือไม่ มีหลายวิธีที่จะบรรลุวัตถุประสงค์โดยไม่ต้องประชุม เช่น การส่งอีเมล การส่งข้อความทาง MS Team หรือการพูดคุยอย่างไม่เป็นทางการแบบสั้นๆ ซึ่งวิธีเหล่านี้อาจเพียงพอสำหรับการสื่อสารและบรรลุเป้าหมายที่ต้องการได้ แต่การประชุมบางอย่าง เช่น การประชุมเพื่อตัดสินใจ อาจไม่สามารถใช้วิธีอื่นมาทดแทนได้ดีนัก ยังจำเป็นต้องใช้วิธีประชุมต่อไป

3. มี Agenda หน่อย ก็ดีนะ 

เมื่อคุณตัดสินใจว่าจะต้องประชุม ให้เริ่มจัดทำวาระการประชุมได้เลย วาระการประชุมจะช่วยให้ทุกคนรู้ว่าต้องทำอะไรบ้างก่อนและระหว่างการประชุม ก่อนที่คุณจะเผยแพร่วาระ ลองถามผู้เข้าร่วมว่ามีประเด็นอะไรที่อยากเพิ่มไหม นอกจากนี้ อย่าลืมแจ้งให้พวกเขาทราบว่าต้องอ่านเอกสารหรือเตรียมข้อมูลอะไรบ้าง และให้พวกเขามีเวลาเพียงพอในการเตรียมตัว แจ้งข้อมูลเหล่านี้พร้อมกับตารางการประชุมเพื่อให้ทุกคนพร้อมเต็มที่

4. เลือกคนใช่ เข้าประชุม

เมื่อได้วาระการประชุมแล้ว ต่อไปก็คือการเลือกคนที่จะมาร่วมประชุม นึกเสมอว่าคนที่มาประชุมควรมีบทบาทและหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่เราจะคุยกัน การเรียกคนจำนวนมากมารวมกันไม่ได้ทำให้การประชุมดีขึ้น แต่กลับอาจสร้างความวุ่นวายได้ ถ้ามีคนที่ไม่เกี่ยวข้องหรือไม่มีความรู้เรื่องนั้นจริงๆ มาคอมเมนต์ อาจทำให้การประชุมเสียทิศทาง และคนที่เกี่ยวข้องจริงๆ ก็อาจไม่ได้พูดอย่างเต็มที่ เพราะต้องแบ่งเวลาให้คนอื่นพูดด้วย 

5. กำหนดเวลาสักหน่อย จะได้ไม่ออกทะเล

นอกจากการกำหนดหัวข้อประชุมเพื่อให้รู้ขอบเขตแล้ว ควรกำหนดเวลาให้ชัดเจนด้วย เพราะถ้าไม่ทำแบบนี้ การประชุมอาจยืดเยื้อไปเรื่อยๆ โดยเฉพาะการประชุมระดมความคิดที่อาจมีไอเดียใหม่ๆ เข้ามาตลอด การกำหนดเวลาเป็นประโยชน์ตรงที่ทุกคนจะรู้ว่าการประชุมจะใช้เวลาเท่าไหร่ ทำให้สามารถวางแผนชีวิตได้ดีกว่า ว่าเวลาที่เหลือจะเอาไปทำงานหรือธุระส่วนตัว และการทำงานภายใต้เวลา จำกัดยังช่วยให้เราคิดหาวิธีที่ดีที่สุดได้เร็วขึ้น อาจได้ไอเดียที่ดีจากการประชุมที่กำหนดเวลาสั้นๆ ก็เป็นได้

6. อย่าลืมข้อสรุป

เมื่อเราคัดกรองการประชุมที่ไม่จำเป็นออกไป จนเหลือแต่การประชุมที่สำคัญและมีเป้าหมายชัดเจนแล้วต้องไม่ลืมว่าประชุมเสร็จแล้วได้ข้อสรุปอย่างไรด้วย ควรย้ำเรื่องนี้อีกครั้งก่อนประชุมจบ และควรส่งสรุปทางแชทหรืออีเมลหลังประชุม ซึ่งไม่จำเป็นต้องยาวมาก สั้นๆ แค่ 3-4 ประโยคก็พอ การสรุปว่าเราได้อะไรจากการประชุม และจะทำอะไรกันต่อ เป็นการทำให้การประชุมมีความหมายตามวัตถุประสงค์ และทำให้การใช้เวลาของผู้เข้าร่วมประชุมคุ้มค่าที่สุด

การประชุมที่ดูเหมือนจะไม่มีจุดสิ้นสุดจริงๆ นี่แหละที่มันค่อยๆ กัดกินเวลาเราไปทีละนิด แต่โชคดีที่เรามีวิธีแก้ไขง่ายๆ 6 ข้อที่ช่วยให้การประชุมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและไม่รู้สึกเหมือนโดนฆ่าตายช้าๆ ในห้องประชุมอีกต่อไป ลองนำไปใช้กันดูนะ จะได้มีการประชุมที่ทั้งมีเป้าหมายและสร้างสรรค์ไม่เสียเวลาเปล่าๆ เท่าที่ควรจะเป็น

ขอบคุณที่มา: https://medium.com/the-tech-collective/stop-wasting-peoples-time-tips-for-preparing-great-meetings-d8aae9d8bff5

https://life.wongnai.com/effective-meeting-9db2d5768e4c และ MUFG Meeting Guideline

ขอบคุณภาพ: Freepik