"ไซโล" ตัวป่วนในองค์กร! แก้ยังไงให้ทีมไม่แบ่งฝ่าย?

 

เคยรู้สึกไหมว่าบางครั้งงานในองค์กรก็กระจัดกระจาย แผนกนี้ทำของเขา แผนกนั้นก็ทำของตัวเอง เหมือนมี "ไซโล" ที่กั้นกลางจนไม่ค่อยสื่อสารหรือแชร์ข้อมูลกันเลย?  นี่แหละคือปัญหา Silo หรือไซโล ที่คอยดึงให้ทุกฝ่ายในองค์กรติดหล่ม ทำให้นวัตกรรมและประสิทธิภาพการทำงานไปไม่ถึงไหน!

"Silo" คือการที่แต่ละแผนกหรือทีมในองค์กรทำงานกันแบบแยกส่วน ทำเหมือนต่างคนต่างอยู่ ไม่ยอมสื่อสาร ไม่ยอมแชร์ข้อมูล ความเข้าใจผิดและการเกี่ยงงานก็เลยบานปลาย สุดท้ายองค์กรไม่เดินหน้าเพราะต่างฝ่ายต่างทำงานคนละทิศคนละทาง ทำให้นวัตกรรมเกิดขึ้นยาก และประสิทธิภาพตกฮวบ  จะทลายไซโลได้ยังไง? มาดู 6 วิธีเด็ดๆ ที่ช่วยได้

1. ตั้งเป้าหมายใหญ่ร่วมกันของทั้งองค์กร การกำหนดเป้าหมายใหญ่ที่ทุกคนเห็นพ้องต้องกัน จะทำให้แต่ละฝ่ายทำงานไปในทิศทางเดียวกัน หัวหน้าฝ่ายต้องมีส่วนร่วมในการกำหนดเป้าหมายและทิศทางการทำงาน เพื่อเปลี่ยนมุมมองจาก "ทำเพื่อแผนก" เป็น "ทำเพื่อองค์กร" และกระตุ้นให้ทุกคนร่วมมือกันอย่างแท้จริง

2. สร้างแรงจูงใจให้คนอยากทำงานร่วมกัน ผู้นำควรให้อิสระในการตั้งเป้าหมายส่วนตัวที่สอดคล้องกับเป้าหมายองค์กร และเมื่อทำงานได้ดี ก็มีรางวัลเป็นกำลังใจ เช่น คำชื่นชม โอกาสพัฒนาทักษะ หรือแม้แต่ incentive เล็กๆ น้อยๆ ที่ทำให้รู้สึกว่าองค์กรเห็นคุณค่าในสิ่งที่ทำจริงๆ 

3. ฝึกฝน Empathy เพื่อให้เข้าใจกันมากขึ้น ไซโลเกิดขึ้นได้เพราะแต่ละฝ่ายขาดการเข้าใจกัน! การสอนให้พนักงานมองมุมมองของผู้อื่น (Empathy) และฝึกทักษะการสื่อสารแบบเห็นอกเห็นใจกัน จะช่วยให้การทำงานร่วมกันราบรื่นขึ้น เป็นการเปิดใจคุยกันเพื่อสร้างสรรค์มากกว่าแข่งกัน 

4. สื่อสารอย่างฉลาด เพิ่มโอกาสแชร์ข้อมูลระหว่างแผนก การสื่อสารที่ดีช่วยลดการเข้าใจผิด ลองตั้งคำถามปลายเปิดหรือทวนสิ่งที่ฟังมาเพื่อตรวจสอบความเข้าใจ และใช้ช่องทางสื่อสารที่เปิดกว้าง เช่น การประชุมข้ามแผนกและการตั้งกลุ่มในแพลตฟอร์มที่ทุกคนเข้าถึงได้ง่าย ช่วยให้เกิดการแชร์ข้อมูลและความคิดสร้างสรรค์ได้มากขึ้น 

5. ปั้น "Cultural Broker" เพื่อเชื่อมทีมเข้าด้วยกัน Cultural Broker หรือ "ทูตไมตรี" ทำหน้าที่เชื่อมแผนกต่างๆ เข้าด้วยกัน เปรียบเสมือน “สะพาน” ที่ช่วยให้การทำงานระหว่างแผนกเป็นไปอย่างราบรื่น และเป็น “กาวใจ” ที่ลดความขัดแย้งระหว่างทีม ทูตไมตรีคนนี้ต้องมีทักษะการเข้าอกเข้าใจ (empathy) และรู้ลึกถึงการทำงานในหลายส่วน เพื่อประสานงานและแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดจากความแตกต่างได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

6. สร้างทีม Cross-functional ให้เกิดขึ้นจริง จัดทีมที่มีคนจากหลายแผนกมาร่วมงานกัน โดยเริ่มจากโปรเจกต์เฉพาะกิจเล็กๆ เพื่อให้แต่ละฝ่ายได้เรียนรู้ซึ่งกันและกัน เกิดการสื่อสารและการทำงานร่วมกันมากขึ้น พร้อมกำหนดเป้าหมายร่วมที่ชัดเจน จะช่วยลดกำแพงระหว่างฝ่ายและทำให้เกิดไอเดียใหม่ๆ ที่ช่วยพัฒนาองค์กรได้ดีขึ้น ที่กรุงศรี เราแต่งตั้ง “Culture Troop” มารับบทบาทนี้ ช่วยให้แผนกต่างๆ ทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น เสริมสร้างความร่วมมือ และผลักดันความเข้าใจระหว่างทีมต่างๆ

อย่าปล่อยให้กำแพงไซโลทำให้งานช้า ลองเริ่มต้นใช้วิธีง่ายๆ ที่จะทำให้ทีมในองค์กรเข้าใจกันมากขึ้น แบ่งปันความคิดสร้างสรรค์ และเดินหน้าไปด้วยกัน! เพราะความสำเร็จที่แท้จริงขององค์กร คือการที่ทุกคนก้าวไปพร้อมกันเพื่อเป้าหมายเดียวกัน

ขอบคุณที่มา: https://hbr.org/2019/05/cross-silo-leadership, https://adecco.co.th/th/knowledge-center/detail/hr-insight/how-to-break-silo

ขอบคุณภาพ: https://www.freepik.com/